Η διαδικασία της αξιολόγησης και της στοχοθεσίας στον δημόσιο τομέα είναι εκ του νόμου υποχρεωτική, σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο Μέρος Β του ν. 4940/2022. Επιπροσθέτως, σύμφωνα και με την υπ’ αρ.228/2024 απόφαση του Πρωτοδικείου Αθηνών, η αποχή από κάθε διαδικασία ή ενέργεια, που συνδέεται με τη διαδικασία στοχοθεσίας και αξιολόγησης του ν. 4940/2022 και των κατ’ εξουσιοδότηση κανονιστικών αποφάσεων και εγκυκλίων είναι παράνομη. Ως εκ τούτου, επισημαίνεται ότι η άρνηση εφαρμογής του ν. 4940/2022 από οποιονδήποτε υπάλληλο δύναται να οδηγήσει σε πειθαρχική διαδικασία, δεδομένου ότι ενδεχομένως στοιχειοθετείται πειθαρχικό παράπτωμα, ιδίως της περ. β της παρ. 1 του άρθρου 107 του Υπαλληλικού Κώδικα.

Εάν δεν υπάρχουν Ετήσια Σχέδια Δράσης του ν. 4622/2019 και, επιπροσθέτως, δεν έχει εκδοθεί απόφαση καθορισμού στόχων του ανώτατου οργάνου διοίκησης, η διαδικασία καθορισμού στόχων εκκινεί από το ανώτατο επίπεδο της διοικητικής ιεραρχίας (Γενική Διεύθυνση ή Διεύθυνση όταν δεν υπάρχουν Γενικές Διευθύνσεις). Επομένως, σε περίπτωση μη έκδοσης απόφασης ή καθορισμού στόχων από το όργανο διοίκησης του φορέα, το ανώτατο επίπεδο διοικητικής ιεραρχίας (για να εκκινήσει ο καθορισμός στόχων) είναι η Γενική Διεύθυνση. Έτσι, Προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης με τον ρόλο που θα του έχει αποδοθεί ως ο αρμόδιος Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας θα πρέπει να εισέλθει στην Εφαρμογή ώστε πρώτα να καταχωρίσει και στη συνέχεια να εξειδικεύσει και να επιμερίσει τη στοχοθεσία.

Καμία οργανική μονάδα δεν πρέπει να μείνει χωρίς στόχους. Άρα, και στην περίπτωση που ο προϊστάμενος οργανικής μονάδας ασκεί και χρέη αναπληρωτή προϊσταμένου υπερκείμενης οργανικής μονάδας, θα πρέπει να τίθενται στόχοι. Επομένως, πρέπει υποχρεωτικά να καταχωριστούν στόχοι και σε επίπεδο του συγκεκριμένου Τμήματος. Πρακτικά, ως Διευθυντής θα θέσετε στόχους και για το Τμήμα Α στο οποίο προΐσταστε.

Καμία οργανική μονάδα δεν πρέπει να μείνει χωρίς στόχους. Επομένως, ακόμα και αν σε κάποια οργανική μονάδα δεν έχει τοποθετηθεί προϊστάμενος ή ο προϊστάμενος που ασκούσε καθήκοντα έχει αποχωρήσει λόγω λύσης της υπαλληλικής σχέσης, σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να καταχωριστούν στόχοι και για τη συγκεκριμένη οργανική μονάδα.

Ως Διαχειριστές Στοχοθεσίας Μονάδας ορίζονται

- οι αξιολογητές των Προϊσταμένων. Ο κάθε αξιολογητής προϊστάμενος ορίζεται Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας στην οργανική μονάδα στην οποία προΐσταται. Με τον τρόπο αυτό, βλέπει τους στόχους που έχουν καταχωριστεί στη οργανική μονάδα στην οποία προΐσταται και εν συνεχεία τους εξειδικεύει στα υποκείμενα ιεραρχικά επίπεδα

Στο στάδιο του Προγραμματισμού Εργασιών, οι Διαχειριστές Στοχοθεσίας Μονάδας, θα έχουν τις παρακάτω δυνατότητες:

• Επιμερισμός/ Εξειδίκευση Στοχοθεσίας Μονάδων
• Προβολή Στοχοθεσίας Μονάδων
• Προσθήκη Στόχου (μόνο για μονάδες Υψηλού Επιπέδου)
• Αλλαγές της στοχοθεσίας, στο πλαίσιο της αναθεώρησης

- οι προϊστάμενοι των κατώτερων ιεραρχικά οργανικών μονάδων, για την καταχώριση των μετρήσεων του βαθμού επίτευξης των στόχων.

Οι Διαχειριστές Στοχοθεσίας Φορέα (οι οποίοι προτείνεται να είναι από 1 έως 3 σε κάθε φορέα) έχουν τις εξής αρμοδιότητες:
• Διαχείριση Έργων Φορέα
• Διαχείριση Εξαιρούμενων Μονάδων
• Αρχικοποίηση Διαδικασιών Στοχοθεσίας Φορέα
• Απόδοση Στρατηγικών Στόχων
• Διαχείριση Στοχοθεσίας Μονάδων
• Οριστικοποίηση Στοχοθεσίας Φορέα

Η βασική λογική του καθορισμού των στόχων σε έναν φορέα είναι ότι η στοχοθεσία εκκινεί «από πάνω προς τα κάτω». Δηλαδή ένας στόχος αρχικά καταχωρίζεται στο ανώτερο/ υπερκείμενο ιεραρχικό επίπεδο και εν συνεχεία επιμερίζεται και εξειδικεύεται στα κατώτερα/ υποκείμενα ιεραρχικά επίπεδα. Επομένως, ο κάθε Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας θα μπαίνει στην Εφαρμογή για να εξειδικεύσει και επιμερίσει τους στόχους, σε συνέχεια πραγματοποιθείσας επικοινωνίας και διαλόγου με τον αξιολογητή προϊστάμενό του.

Αφού αποδοθεί ο ρόλος του Διαχειριστή Στοχοθεσίας Φορέα, σύμφωνα με τη διαδικασία η οποία περιγράφεται στην ερώτηση 2, πρέπει να γίνει η καταχώριση των αρχικών/ στρατηγικών στόχων. Δηλαδή, ο Διαχειριστής Στοχοθεσίας Φορέα θα πρέπει να καταχωρίσει τους στρατηγικούς στόχους οι οποίοι θα αποδίδονται σε μία μόνο οργανική μονάδα, τη λεγόμενη μονάδα Υψηλού Επιπέδου, η οποία δεν έχει ανώτερη από αυτήν οργανική μονάδα στο ψηφιακό οργανόγραμμα που δεν εξαιρείται από τη στοχοθεσία του φορέα. Για την αναλυτικότερη περιγραφή της διαδικασίας καταχώρισης στρατηγικών στόχων, δείτε και τη σχετική Ενότητα 6 του Εγχειριδίου.

Το πρώτο στάδιο για να εκκινήσει η διαδικασία του καθορισμού και της εξειδίκευσης στόχων είναι η απόδοση ρόλων «Διαχειριστή Στοχοθεσίας Φορέα» και «Διαχειριστή Στοχοθεσίας Μονάδας». Ειδικότερα, η απόδοση ρόλων πραγματοποιείται μέσω των ακόλουθων βημάτων: 

1. Ο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού» εισέρχεται στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου (Απογραφή), με χρήση των προσωπικών του Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης
2. Μεταβαίνει στο εικονίδιο «Διαχείριση Προσωπικού»
3. Αναζητά τον υπάλληλο στον οποίο θα αποδοθεί ο ρόλος με βάση τον ΑΦΜ ή το επώνυμό του
4. Στη γραμμή του υπαλλήλου μεταβαίνει στο κουμπί με τίτλο «Ρόλοι» που βρίσκεται δεξιά και το επιλέγει
5. Εμφανίζεται η οθόνη «Διαχείριση Ρόλων Υπαλλήλου {Ονοματεπώνυμο}» και μεταβαίνει στην «Προσθήκη νέου ρόλου»
5i. Εάν επιθυμεί να αποδώσει τον ρόλο της διαχείρισης της στοχοθεσίας για ολόκληρο τον Φορέα, επιλέγει την τιμή «Διαχειριστής Στοχοθεσίας Φορέα» και μετά πατάει «Προσθήκη»
5ii. Εάν επιθυμεί να αποδώσει τον ρόλο της διαχείρισης της στοχοθεσίας για συγκεκριμένη οργανική μονάδα, επιλέγει «Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας», μετά μεταβαίνει στο «Οργανόγραμμα», αναζητά τη επιθυμητή/ κατάλληλη μονάδα από το Οργανόγραμμα στην οποία επιλέγει «Επιλογή» και έπειτα πατάει «Προσθήκη» (δείτε και σχετική ενότητα 1 σε Εγχειρίδιο).

Η Ηλεκτρονική Εφαρμογή Στοχοθεσία ν. 4940/2022 δημιουργήθηκε με σκοπό να πραγματοποιηθεί εντός αυτής εξ’ ολοκλήρου η διαδικασία της καταχώρισης, της εξειδίκευσης, του επιμερισμού και της παρακολούθησης των στόχων από το έτος 2024 και εφεξής.

Ο Διαχειριστής Στοχοθεσίας Φορέα έχει τη δυνατότητα προβολής και παρακολούθησης της πορείας καταχώρισης των μετρήσεων, μέσω της Ηλεκτρονικής Εφαρμογής Στοχοθεσίας ν. 4940/2022. Επιλέγοντας στην Εφαρμογή το εικονίδιο «Στατιστικά», ο χρήστης μεταβαίνει στο περιβάλλον με τίτλο «Στατιστικές Καταστάσεις», όπου εμφανίζονται οι «Δείκτες Στοχοθεσίας ανά μονάδα». Επιλέγοντας «Εκτέλεση» μπορεί να εξαγάγει αναλυτικά στοιχεία σχετικά με τις μετρήσεις που πραγματοποιούνται στον φορέα, όπως για παράδειγμα: σε πόσους δείκτες έχουν καταχωριστεί μετρήσεις, σε πόσους δείκτες τυχόν σημειώνεται υπέρβαση του ποσοστού επίτευξης των στόχων καθώς και στοιχεία για τους επί μέρους τύπους δεικτών.

Η διαδικασία καταχώρισης των μετρήσεων ως προς τον βαθμό επίτευξης των στόχων γίνεται επί οριστικοποιημένων στοχοθεσιών για όλους τους δείκτες που είχαν καταχωριστεί σε επίπεδο κατώτερης ιεραρχικά Οργανικής Μονάδας. Δεν πραγματοποιείται καταχώριση μετρήσεων για τον υποχρεωτικό στόχο της υλοποίησης των σχεδίων ανάπτυξης των άμεσα ιεραρχικά υφισταμένων στην οργανική μονάδα, δεδομένου ότι τα στοιχεία που αφορούν την υλοποίηση των Σχεδίων Ανάπτυξης θα συμπληρωθούν από τους αρμόδιους αξιολογητές κατά το στάδιο της Συνολικής Αξιολόγησης για την αξιολογική περίοδο του έτους 2024. Μετά την ολοκλήρωση των καταχωρίσεων δεν εμφανίζεται κάποιο σχετικό μήνυμα και δεν απαιτείται εκ νέου οριστικοποίηση της στοχοθεσίας από τον Διαχειριστή Στοχοθεσίας του Φορέα.

Σε υπαλλήλους, οι οποίοι δεν ανήκουν οργανικά στο φορέα,  αλλά πρέπει να αποδοθεί ο ρόλος του Διαχειριστή Στοχοθεσίας Φορέα ή Διαχειριστή Στοχοθεσίας Μονάδας, υπάρχει η δυνατότητα αυτοί να εισαχθούν από την οικεία Διεύθυνση Προσωπικού στον φορέα προκειμένου να οριστούν ως Διαχειριστές Στοχοθεσίας Φορέα/Μονάδας και να διενεργήσουν τις αναγκαίες ενέργειες. Ειδικότερα, η οικεία Διεύθυνση Προσωπικού θα πρέπει να απογράψει τον χρήστη με την εργασιακή σχέση «Πιστοποιημένος Χρήστης Απογραφής», συμπληρώνοντας στο πεδίο «Κατηγορία Προσωπικού» την τιμή «Πιστοποιημένος Χρήστης Απογραφής».

Ακόμα και αν σε κάποια κατώτερη ιεραρχική οργανική μονάδα δεν έχει τοποθετηθεί προϊστάμενος ή ο προϊστάμενος που ασκούσε καθήκοντα τελεί σε πραγματική αδυναμία (π.χ. μακροχρόνια αναρρωτική άδεια) ή έχει μετακινηθεί/αποσπαστεί/μεταταχθεί ή έχει αποχωρήσει λόγω λύσης της υπαλληλικής σχέσης, σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να καταχωριστούν οι μετρήσεις των στόχων για τη συγκεκριμένη οργανική μονάδα. Για τον λόγο αυτό, εφόσον συντρέχουν οι ανωτέρω περιπτώσεις η καταχώριση των μετρήσεων της κατώτερης ιεραρχικά οργανικής μονάδας (παραδείγματος χάριν Τμήματος), διενεργείται από τον προϊστάμενο της αρμόδιας υπερκείμενης οργανικής μονάδας (παραδείγματος χάριν Διεύθυνσης) και δεν απαιτείται εκ νέου απόδοση του ρόλου του Διαχειριστή Στοχοθεσίας Μονάδας, εφόσον αυτός έχει αποδοθεί κατά το προηγούμενο στάδιο (δείτε και την Ενότητα 1 του Εγχειριδίου περί απόδοσης ρόλων).

Η καταχώριση των μετρήσεων καθώς και της αντίστοιχης τεκμηρίωσης, είναι αναγκαίο να πραγματοποιηθεί για όλους τους δείκτες που είχαν καταχωριστεί σε επίπεδο κατώτερων ιεραρχικά οργανικών μονάδων, σύμφωνα με το πεδίο «οδηγίες τεκμηρίωσης μέτρησης» ανά δείκτη, όπως είχε συμπληρωθεί από τους χρήστες στην Εφαρμογή κατά τη διαδικασία καθορισμού των στόχων. Στο πεδίο αυτό απαιτείται να καταχωριστούν συγκεκριμένα μετρήσιμα τεκμήρια από όπου θα αντλούνται στοιχεία για τη μέτρηση της επίτευξης του δείκτη. Σε περίπτωση που λόγω πραγματικής αδυναμίας δεν είναι εφικτή η τεκμηρίωση με κάποιο άλλο παραστατικό/έγγραφο (πχ ζήτημα προσωπικών δεδομένων, εθνική ασφάλεια),  αρκεί η έκδοση σχετικής βεβαίωσης υπογεγραμμένης από τον προϊστάμενο της υπερκείμενης ιεραρχικά οργανικής μονάδας, η οποία θα αναφέρει ότι τα αναγκαία, αναλυτικά στοιχεία πιστοποίησης του βαθμού επίτευξης του στόχου τηρούνται στο αρχείο της υπηρεσίας και είναι διαθέσιμα σε ενδεχόμενο έλεγχο. Υπενθυμίζεται ότι, κατά την επισύναψη τυχόν αρχείων, πρέπει σε κάθε περίπτωση να τηρούνται τα οριζόμενα στον Γενικό Κανονισμό (Ε.Ε.) 2016/679 και τον ν. 4624/2019, περί επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Στο πλαίσιο επικαιροποίησης του τύπου δείκτη και συμπλήρωσης πρόσθετων πεδίων κατά τη διαδικασία της μέτρησης, με στόχο την πληρέστερη και ακριβέστερη αποτύπωση των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων, τυχόν καταχωρίσεις μετρήσεων δεικτών οι οποίες έχουν ήδη πραγματοποιηθεί πριν την έκδοση της παρούσας εγκυκλίου, θα διαγραφούν αυτομάτως και θα πρέπει να επανυποβληθούν εκ νέου, για τη διασφάλιση της ορθής καταχώρισης των αποτελεσμάτων.

Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρισης, ο Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας έχει τη δυνατότητα Προβολής ή/και Διαγραφής της μέτρησης που καταχωρίστηκε, επιλέγοντας τα αντίστοιχα πεδία. Επίσης, σε περίπτωση καταχώρισης λανθασμένου τύπου δείκτη, ο χρήστης δύναται να προχωρήσει εκ νέου σε Επικαιροποίηση Δείκτη, υπό την προϋπόθεση ότι τυχόν καταχωρισμένες μετρήσεις θα πρέπει πρώτα υποχρεωτικά να διαγραφούν, προκειμένου να δίνεται η δυνατότητα Επικαιροποίησης του Δείκτη.

Κατά το στάδιο καταχώρισης των μετρήσεων ο Διαχειριστής Στοχοθεσίας Μονάδας θα πρέπει να επιλέξει από ένα σύνολο εννέα (9) τύπων δεικτών. Πιο συγκεκριμένα στις περιπτώσεις των ποσοτικών και των ποιοτικών δεικτών είναι απαραίτητο πριν την καταχώρηση της πρώτης μέτρησης για κάθε δείκτη, να γίνει επικαιροποίηση του δείκτη σε κάποιον από τους νέους τύπους (συμπεριλαμβανομένου και του Τ0: Μονοσήμαντος). Στις περιπτώσεις δεικτών που είχαν αρχικά χαρακτηριστεί μονοσήμαντοι, θα γίνει αυτόματη αντιστοίχισή τους σε Τ0: Μονοσήμαντος Δείκτης, αλλά υπάρχει και δυνατότητα επικαιροποίησής τους σε οποιοδήποτε άλλον από τους νέους τύπους. Συνοπτικά, οι νέοι τύποι δεικτών αποτυπώνονται στο παράρτημα της παρούσας εγκυκλίου και αναλύονται με παραδείγματα στο Εγχειρίδιο Ηλεκτρονικής Εφαρμογής Στοχοθεσίας ν. 4940/2022 (ενότητες 7 και 13).